IT bezbednost vs. informisani zaposleni: koji kanal zapravo funkcioniše

Decenijama unazad, velike kompanije se redovno susreću sa tihim jazom između kancelarijskih timova i onih koji rade na terenu. Dok jedni svakodnevno leže na izvoru informacija, koristeći pregršt digitalnih kanala za informisanje, drugi ostaju van dometa, udaljeni, a često i isključeni.

Za biznis je ovo veliki izazov, ali i trošak, jer svaki minut koji zaposleni provedu tražeći informacije umesto da rade svoj posao je čist gubitak.

Vreme mobinih telefona donelo nam je mogućnosti i rešenja kako da ovaj izazov prevaziđemo i obradovalo nas. Ali, za mnoge interne komunikatore ta sreća je trajala sve dok nam IT nije poslao spisak ograničenja i (ne)mogućnosti za ovakva rešenja iz bezbednostno informativnih razloga.

I šta onda? Možeš da biraš ili da ti interne komunikacije rade kao u praistoriji ili da kreiraš svoje rešenje tako da svi članovi tvog tima budu jednako informisani, angažovani i povezani.

Jedna od kompanija koja je imala ovaj izazov je NIS. Kao velika naftna kompanija, sa više od 11.000 zaposlenih, godinama su se njihove interne komunikacije dovijale kako da zaista dopru do više od 6.000 kolega koji rade na lokacijama gde pristup mejlu i intranetu nije moguć.

Sve do 2020. i korona virusa, kada je kriza zaista pokazala koliko je presudno imati rešenje kojim u roku od sat vremena možeš da dopreš do svakog zaposlenog.

Tako je nastala mobilna aplikacija MPortal, skrojena po meri potreba svih strana - internih komunikacija, IT-a, security-a i zaposlenih.

NIS mPortal aplikacija

U saradnji sa digitalnim product studiom 30Hills, kreirana je aplikacija sa ciljem da svi zaposleni imaju jednak pristup kompanijskim ključnim informacijama i dešavanjima, kao i dokumentima, bez obzira gde se nalaze, a da budu ispoštovani svi zahtevi IT-a i zaštite podataka.

Aplikacija je razvijana fazno i dan danas se nadograđuje, a u ovom momentu kroz MPortal, zaposleni mogu:

• pratiti vesti i obaveštenja u realnom vremenu,

• komentarisati i „lajkovati“ postove,

• deliti fotografije sa radnih aktivnosti i važnih događaja,

• direktno komunicirati sa menadžmentom,

• pratiti interne oglase i pristupati dokumentima i benefitima,

• pratiti rođendane kolega,

• četovati sa kolegama

• pristupati drugim aplikacijama kompanije.

Back office omogućava timu za interne komunikacije da prati metriku korišćenja aplikacije i kreira sadržaj i dalji plan razvoja aplikacije u skladu sa potrebama zaposlenih.

Rezultat? Zaposleni na terenu su postali aktivniji i uključeniji u život kompanije, pa je i njihov osećaj pripadnosti kompaniji porastao. Smanjen je komunikacioni jaz između terenskih i kancelarijskih timova, a posebno je kroz ovu aplikaciu otvorena dvosmerna komunikacija sa menadžmentom čitave kompanije, u skoro pa u realnom vremenu.

Ovaj primer pokazuje da digitalni alati internih komunikacija nisu samo tehnologija, već ključni mehanizam za inkluzivnost, podizanje motivacije zaposlenih i pravovremenu i smislenu razmenu informacija.

Nekoliko lekcije je naučeno ovom primeru:

• Ovakva aplikacija ne sme da bude samo kanal za jednosmerno informisanje. U tom slučaju malo ko će redovno da je koristi. Danas ovakve aplikacije moraju biti alat za dvosmernu komuniakciju i povezivanje ljudi, kao i da integriše što više alata koji zaposlenima na terenu olakšavaju potencijalne administrativne prepreke. Uvek se vodi pitanjem: koja je korist zaposlenih od korišćenja ovakvog alata? Šta dobijaju?

• Nije dovoljno samo da izradiš aplikaciju i da je pustiš u etar. Ključno je da je dobro ispromovišeš, odvojiš vreme da odeš na teren, posvetiš se ljudima i ne samo da ih animiraš da koriste aplikaciju, već i da im pomogneš kod instalacije. Tako se povećava broj korisnika.

• Uključi kolege u kreiranje aplikacije i traži njihov fidbek kontinuirano - jedino ovako zaista možeš da proveriš da li funkcionalnosti koje im aplikacija nudi imaju smisla i prižaju korist zaposlenima, kao i kakav je User Experience.

Kada svi zaposleni, bez obzira na lokaciju, imaju jednak pristup informacijama, komunikacija prestaje da bude privilegija kancelarije i postaje stvar celog tima. A tehnologija je ta koja može da obriše granice i omogući da informacije postanu dostupne svima – gde god da rade.

Zvuči ti kao moguće rešenje za tvoje izazove? Javi se sjajnim ljudima iz 30Hillsa i traži Đorđa, on je čovek za tebe. 🤗

---

Mi smo 30Hills, Digital Studio iz Beograda. Pravimo digitalna rešenja i aplikacije koje našim klijentima sistemski unapređuju komunikaciju, jer su user-friendly, zabavna za korišćenje i olakšavaju svakodnevni rad.