Od haosa do jasnoće: tvoja IK Hitno-Bitno matrica

Ako radiš u internim komunikacijama, sigurno znaš onaj osećaj kad ti dvadeset saradnika šalje gomilu “hitnih” zahteva, a ti ne znaš gde ti je levo. Svako od njih hoće da njegova poruka ide odmah, kampanja da je lansirana juče, a event da organizuješ sutra.

I vrapcima na grani je jasno da je ovo neopdrživo ali da pojednostavim zašto:

1. Ako je sve važno, ništa ne bitno. Rezultat? Samo spamujemo zaposlene i pravimo buku, umesto da stvaramo jasnoću.

2. Ako smo svima sve, nikome nismo ništa i nije čudo što nas gledaju kao servis, a ne partnera biznisu.

3. Ako ovako radiš, tvoj burnout je iza ćoška.

   
   

Na početku karijere, i ja sam balansirala sve i pomagala svima. Naravno da sam imala dobre namere, ali svi znamo da je pakao popločan dobrim namerama. 😇 Pravila sam haos džinovskih razmera, šum, konfuziju, plus sam sebe iscrpela, a sve to vreme sam zaboravljala šta je stvarno važno u mom poslu. A to je da pomagnem biznisu da dostigne svoje ciljeve i uskladim zaposlene sa tim.

Trostruki fejl: za zaposlene, za biznis i za mene.

Onda sam na jednom treningu za lidere čula za Ajzenhauerovu matricu.

“Ono što je važno retko je hitno, a ono što je hitno retko je važno.” – Dvajt Ajzenhauer

Dvajt Ajzenhauer, poprilično mudar čovek, vojni lider i bivši predsednik SAD, shvatio je da stalna jurnjava kroz gomilu zadataka nikuda ne vodi. Primetio je da hitno i važno nisu isto i tako nastala njegova Hitno-Bitno matrica: strava jednostavan alat da razdvojiš buku od stvarno bitnog i fokusiraš se na ono što pomera tvoje ciljeve napred.

Zalepila sam ovu matricu na svoju radnu tablu u kancu i do dana današnjeg ona je jedan od moji omiljenih alata da razjasnim prioritete i dam smisao onom što radim.

Za svoje mentije i saradnike danas, napravila sam posebnu IK verziju, da bude totalno prilagođena našem IK haosu. 😎

Kako IK Hitno-Bitno matrica radi?

Svaki projekat ili task koji imaš na spisku, treba da smestiš u jedno od četiri polja. To radiš tako što sebi postaviš dva pitanja: koliko je ovo hitno? Koliko je ovo bitno tj relevantno za biznis i zaposlene?

U odnosu na odgovore, smesti task u jedno od 4 polja i dobiješ jasne smernice za rad:

• Hitno + Bitno (kritično za biznis ili ljude): šalji odmah

• Bitno, ali nije hitno: Šeruješ, ali pametno, s dobrim tajmingom i formatom

• Hitno, ali nebitno: Ovde se zaustavi i razmisli, da li ovo stvarno treba svima da se šalje ili samo manjoj grupi?

• Nije hitno + nije bitno: Odbaci. A ako baš mora, redefiniši publiku i kanal tako da ne spamuješ zaposlene

Pored toga da ti pomogne da jasnije postaviš svoje ciljeve i plan, ova matrica je sjajana da te nauči da kažeš “ne”. Sa njom ćeš mnogo lakše da odbijaš saradnike i taskove, a da pritom lako objasniš zašto, i to bez osećaja krivice.

Kad interne komunikacije vodiš ovako, smanjuješ buku, kreiraš jasnoću, pomažeš biznisu i zaposlenima, a sebe čuvaš i bolje pozicioniraš.

Kako izgleda originalna Ajzenhauerova matrica?